Volledige controle over kosten flexkrachten

U kent het wel: u hebt op verschillende projecten flexkrachten werken, met allemaal afwijkende contracten. En dan maar hopen dat alle urenbriefjes en facturen op tijd binnenkomen en dat ze foutloos worden ingevoerd in uw computersysteem. De kans is groot dat er dan veel fout gaat. Gelukkig biedt ‘SelfBilling.com’ een oplossing, waarbij de inleenkrachten direct hun uren kunnen invoeren en er automatisch een factuur wordt aangemaakt. Dit gebeurt allemaal met XML-berichten volgens de S@les-standaard. Het gevolg: minder faalkosten en minder tijdverlies.
 
Tekst: Ing. Frank de Groot
 
‘Met onze webapplicatie  bieden we zzp’ers, consultants, inleners en uitzendpersoneel een eenvoudig platform om hun urenverantwoording bij te houden’, vertelt Henk Braas. Hij is samen met ESPEQ Opleidingsbedrijven en Jurjen Pieneman de initiatiefnemer van deze oplossing. Hij werkte als financieel (interim) manager bij diverse grote bedrijven en zag de chaos die vaak ontstaat als er wordt gewerkt met veel flexkrachten op diverse projecten met afwijkende contracten: ‘Al die urenverantwoordingen moeten verzameld en ingeklopt worden in het systeem. Dan gaat er veel fout. Er kunnen urenbriefjes zoek raken, uren worden meerdere malen gefactureerd, tarieven op facturen komen niet overeen met de contracten, urendeclaraties komen op de verkeerde afdeling of staan op verkeerde kostenplaatsen, enzovoort. Ook kunnen fouten worden gemaakt met het invoeren van de ingediende urenbriefjes en komen facturen van flexkrachten te laat of onjuist binnen. Het corrigeren van alle fouten leidt vaak tot nog meer onduidelijkheid in de administratie. Kortom; de financiële afdeling weet niet waar men aan het eind van de maand aan toe is. Bovendien kost het veel tijd. Dé oplossing hiervoor is de software van SelfBilling.com. Het softwaresysteem zorgt voor controle en overzicht tijdens het volledige urenproces. Dit systeem is niet alleen handig voor de flexkrachten en hun opdrachtgevers in het bedrijfsleven, maar ook voor bemiddelingsbureaus’
 
Hoe werkt het?
Braas legt uit dat tijdens het eerste gesprek met een flexkracht de contract- en projectafspraken, naw-gegevens, VAR-verklaring en andere relevante gegevens direct in de software van SelfBilling.com worden ingevoerd. Deze software werkt in de cloud en is dus overal te gebruiken. ‘De inkoper kan altijd de uurlonen controleren, de HR-administratie de contracten en de financiële administratie de facturen.’
Nadat alle gegevens van de flexkracht zijn ingevoerd kan deze zijn uren via smartphone, tablet of computer zelf invoeren in de webportaal van  SelfBilling.com. ‘De projectmanager of budgethouder kan deze gegevens direct inzien en goedkeuren. Als de projectmanager of budgethouder dat vergeet  komt er automatisch een email notificatie. Andersom krijgt de flexkracht een herinnering indien deze vergeet de uren in te vullen. Aan de hand van de gegevens stuurt het systeem automatisch een elektronische factuur – pdf of XML – uit naam van de flexkracht naar de opdrachtgever. De afgesproken uurtarieven zijn immers ook al bekend. En achteraf controleren hoeft ook niet meer: alles is al aan de voorkant geaccordeerd! Overigens is zo’n factuur  voorzien van het logo van de flexkracht en andere persoonlijke gegevens. Een bedrijfseigen factuur is van belang voor de belastingdienst.’ 
Het bedrijf hoeft volgens Braas ook de facturen zelf niet in te boeken, maar ontvangt een journaalpost die verzorgd wordt door SelfBilling.com, die in het financiële ERP pakket van het bedrijf ingelezen kan worden. ‘In november 2012 heeft SelfBilling.com, dat lid is van S@les in de Bouw, het Keurmerk E-factureren ontvangen. Het keurmerk voor elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Alle uitwisseling verloopt dan ook via XML-berichten die voldoen aan de S@les-standaard. Dat maakt deelname aan die standaard ook zo belangrijk: je voorkomt hiermee conversieproblemen. Uiteindelijk heeft de opdrachtgever dus 24 uur per dag optimaal zicht op de geldstromen binnen de onderneming.’
Grote kracht van het systeem is volgens de bedenker ook de eenvoud: ‘De schermen om uren, projecten, relaties en werknemers in te voeren zijn simpel. Met slechts enkele klikken kan men, via smartphone of internetbrowser, informatie invoeren en gearchiveerde data opvragen. Het portaal is voor de gebruiker intuïtief, laagdrempelig en toegankelijk vanaf elke locatie met internet toegang.’
 
E-Urenfactuur
Om zelfstandigen veel werk uit handen te nemen heeft SelfBilling.com sinds 1 februari 2013 e-UrenFactuur.nl gelanceerd. Braas legt uit: ‘Deze webapplicatie maakt digitale urenregistratie en facturatie mogelijk. Via e-UrenFactuur.nl kan een zelfstandig ondernemer gemakkelijk online de urenregistratie bijhouden en een factuur verzorgen richting de klanten. Via de mobiele webapplicatie heeft men de mogelijkheid om vanaf elke locatie op de smartphone uren te boeken en declaraties in te voeren.’
Braas besluit: ‘Waar zitten de meeste fouten in het administratieve proces? In de uren van flexkrachten! Het is dus zinvol te investeren in software volgens de S@les-standaard die de urenregistratie aanzienlijk vereenvoudigd en betrouwbaar maakt!’