Laagste aanbieder ook het goedkoopst?

Regelmatig komen er bij ons voor deze rubriek vragen binnen. De meeste vragen zijn makkelijk te beantwoorden. Maar er zitten ook erg lastige vragen tussen, waar we dieper op in moeten gaan. Is bijvoorbeeld de laagste aanbieder ook uiteindelijk de goedkoopste?

Tekst: Nederlands Bouwkosten Instituut (NBI)
Edrecht@NBI-online.nl

Meestal is men niet genegen verder te kijken bij een laagste prijsaanbieding, maar hier gewoon maar op in te gaan. Het is toch de laagste prijs en het past binnen het budget. Ik geef toe; het is vaak erg lastig om een prijsaanbieding te doorgronden.
Ik schets u de volgende situatie. Een zorgcentrum wilde alle kamers in het centrum in een nieuw jasje steken. Het centrum was al 26 jaar oud en de kamers (appartementen) moesten maar eens aan de nieuwste eisen en voorwaarden voldoen. Er was ook veel klachtenonderhoud, logisch na al die jaren. De kamers en het halletje kregen nieuw behang en werden geschilderd. De badkamer en het keukentje werden volledig vernieuwd. Nieuw sanitair, tegels en een keukenblokje moesten worden aangebracht.
Het hoofd van de technische dienst had een technische omschrijving gemaakt, die erg duidelijk was. Het ging om 60 kamers, verdeeld over zes gangen met ieder tien kamers. De bewoners zouden een week uit hun kamer zijn, zodat de bewoners geen last van de verbouwing zouden hebben. Op het terrein werden een paar wisselkamers geplaatst.
Drie plaatselijk aannemers, twee aannemers uit de omgeving en de huisaannemers mochten een plan van aanpak maken en een prijsaanbieding doen. Met – u raad het al – een (open) begroting.

Aanbiedingen
Keurig binnen de gestelde tijd werden de aanbiedingen gedaan. Het werk van het hoofd van de technische dienst kon beginnen. De aanbiedingen lagen niet ver uit elkaar, dus de laagste zou normaal gesproken het werk krijgen. Alleen had het hoofd technische dienst wat moeite met het doorgronden van de bijgeleverde begroting. De eindbedragen lagen wel bij elkaar, maar de begrotingen lieten per onderdeel wel grote verschillen zien. De ene had meer uren en de ander meer materiaalkosten. Hij had een onzeker gevoel, het ging om behoorlijke bedragen.
Doordat hij een keer op één van de cursussen van het Nederlands Bouwkosten Instituut (NBI) was geweest besloot hij maar eens contact op te nemen. Wij maakten een afspraak om de aanbiedingen eens door te nemen. Het was gelukkig geen moeilijke begroting. Het probleem kwam snel boven water. Je moet het maar net zien.
Ondanks dat in de technische omschrijving duidelijk stond om welke tegels en sanitairtoestellen het ging, had de laagste aanbieder de kosten van het materiaal opgenomen als stelpost. Hier zat het verschil in met de andere aanbieders. Iedereen had keurig de juiste prijs opgenomen van de tegels; rond € 28,- per m2, terwijl de laagste aanbieder een stelpost van € 20,- per m2 offreerde. In iedere badkamer kwam ongeveer 32 m2 tegelwerk (wanden 26 m2 en de vloer 6 m2). Een verschil dus met de laagste aanbieder van € 256,- per badkamer aan materiaal. De arbeidskosten lagen bij deze scherpe aanbieder € 140,- hoger dan bij de anderen. Bij 60 badkamers lagen de materiaalkosten dus 60 stuks x € 256,- = € 15.360,- lager. De arbeidskosten waren 60 x € 140,-= € 8.400,- hoger.
Zijn aanbieding was lager dan nummer 2.  Er zat ook niet echt veel verschil tussen nummer 1 en 2; slechts ongeveer € 6.000,- op het totaal.

De laagste?
Men zou zonder meer met deze op papier laagste aanbieder in zee zijn gegaan. Dit had dan echter wel een vervelend gevolg. Bij de afrekening zou hij opeens met een rekening van € 15.360,- zijn gekomen met daar bovenop nog de opslagen (8%) en BTW. Hij zou dan gelijk krijgen, omdat er duidelijk een stelpost bij stond.
Nu bleek de laagste ineens niet meer de laagste te zijn. Met dit bedrag er bovenop was zijn aanbieding   plotseling de duurste. Het blijft dus opletten, ook in deze tijd waar men vecht om iedere klus. Vraagt men om een (open) begroting, dan is het raadzaan die goed door te nemen. Raadpleeg bij twijfel een deskundige. Die kosten verdient men zeker terug.