Prestatiegericht onderhoudscontract: maak van nood een deugd

Van inspannings- naar prestatiecontracten: dat is de weg die veel organisaties inslaan. Logisch, want met een goed afgestemd prestatiecontract kan elke organisatie 10 tot 15 procent besparen op onderhoudskosten. Veel aannemers- en installatiebedrijven bekijken deze ontwikkeling met argusogen. Zij vrezen voor omzetdaling of een lagere winstmarge. Toch kunnen leveranciers van de nood een deugd maken, vindt Jean-Marc Vloemans. Deze senior adviseur expertisecentrum van de Bossche vastgoedspecialist HEVO ziet voor innoverende onderhoudsbedrijven wel degelijk kansen in prestatiecontracten.

Tekst: Hubertine van den Biggelaar

Die innovatie zit niet in middelen en materialen, maar vooral in mensen. ‘Voor onderhoudsbedrijven zit de winst van het prestatiecontract in de stabiele relatie die je kunt opbouwen met de opdrachtgever. Door je werk goed te doen en veel initiatief te nemen voeg je meerwaarde toe aan je diensten.’
Jean-Marc Vloemans geeft toe dat het in eerste instantie lijkt alsof onderhoudsbedrijven bij prestatiecontracten per saldo geld inleveren: ‘De huidige inspanningscontracten ervaren leveranciers als veilig en overzichtelijk. Er zijn duidelijke prijsafspraken over preventief onderhoud voor een vaststaand bedrag. Je weet als leverancier wat je krijgt en waar je aan toe bent. Daarnaast zijn er vaak aanvullende afspraken over storingsonderhoud. Met name dit storingsonderhoud wordt vaak als een belangrijke inkomstenbron gezien, omdat het extra omzet genereert. De angst dat bij prestatiecontracten veel minder verdiend wordt leeft volop in de branche. Dat is een verkeerde insteek, vind ik. Prestatiecontracten bieden onderhoudsbedrijven veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en bewegingsvrijheid. Dat past helemaal in de huidige maatschappelijke ontwikkelingen. De bouwbranche zal daarin moeten meebewegen, of ze dat leuk vindt of niet.’ Vloemans verwijst daarmee naar het feit dat de overheid de markt voor wat betreft de overheid gerelateerde opgaven steeds sterker stuurt. Denk maar aan de aanbestedingswet en toenemende publiek-private samenwerkingen (PPS). Hij signaleert dat onderhoudsbedrijven die in staat zijn om hun mentaliteit te veranderen van de nood een deugd kunnen maken. Zulke bedrijven zijn volgens hem in staat om de kansen die prestatiecontracten bieden aan te grijpen.

Partner
Prestatiecontracten nopen onderhoudsbedrijven om in beweging te komen en mee te gaan in de veranderde marktomstandigheden. Van afwachten en reageren op situaties, naar ingrijpen en het voorkomen van situaties: zo vat Jean-Marc Vloemans het samen. Leveranciers moeten zich gaan opstellen als partner. Dat kan door in het onderhandelingstraject mee te denken en eigen expertise in te brengen. Samenwerking komt dan voorop te staan. Dat is een belangrijke basis voor het slagen van elk prestatiecontract. Idealiter zou een onderhoudsbedrijf het gesprek met de opdrachtgever moeten durven aangaan. Wat is de ondergrens van onderhoud? Welke onderdelen moeten tiptop in orde zijn en welke onderdelen voldoen ook nog met minder frequent onderhoud?
Volgens Jean-Marc Vloemans zijn de antwoorden op deze vragen afhankelijk van de organisatie. Installaties die direct invloed hebben op het organisatieproces moeten uiteraard prima functioneren. Ter illustratie twee eenvoudige voorbeelden: de ICT-structuur van een school moet op orde zijn, omdat bij storingen het hele onderwijsproces (onder andere door uitval van de digiborden) stilvalt. En een operatiekamer moet smetteloos schoongemaakt zijn, omdat een ziekenhuis anders geen operaties kan uitvoeren. Tegelijkertijd is het bij een school minder essentieel dat het pand strak in de verf zit. En een ziekenhuis functioneert prima als de kozijnen enkele gebreken vertonen. Deze onderdelen vergen dus minder intensief preventief onderhoud. Een goed onderhoudscontract is daarom altijd maatwerk. Dat betekent dat opdrachtgevers zich moeten verdiepen in welke onderdelen (gebouw en installaties) er bij een organisatie zijn, in hoeverre zij het primaire proces beïnvloeden en welke staat van onderhoud nagestreefd moet worden. In figuur 1 is dit schematisch weergegeven.

Nulmeting
Een belangrijk aspect van prestatiecontracten is dat zowel de opdrachtgever als leverancier hetzelfde beeld hebben bij de vereiste onderhoudsstaat. Daarom is het zaak dat beide partijen goed op de hoogte zijn van de NEN-norm 2767-1. Met deze objectieve methode kan men de conditie van bouw- en installatiedelen eenduidig vastleggen. Daar zit wel een adder onder het gras. De NEN-norm houdt geen rekening met de invloed van installaties op de (primaire) bedrijfsvoering. ‘Daarom is het verstandig om een nulmeting op te stellen om de status van de gebouw- en installatieonderdelen te inventariseren en een relatie te leggen met de leeftijd van de installaties en de invloed op het primaire proces,’ stelt Jean-Marc Vloemans. ‘Deze aanpak is dé basis van het meerjaren onderhoudsplan en daarmee ook van het prestatiecontract. Aan de hand van de resultaten kan een organisatie bepalen welk onderhoudsniveau – met een kritische ondergrens – gewenst is voor een installatie. Het maakt ook inzichtelijk met welke frequentie inspecties en onderhoudswerkzaamheden nodig zijn.’

Onderhoudsstrategie
De quickscan zorgt ervoor dat opdrachtgevers goed voorbereid de contractbesprekingen ingaan. Sterker nog: het helpt organisaties om het onderhoudsbudget op de langere termijn vast te stellen en te bepalen hoeveel geld er jaarlijks gereserveerd moet worden voor onderhoudswerkzaamheden in de komende jaren. Daarmee verschuift gebouw- en installatieonderhoud van incidentmanagement naar een onderhoudsstrategie op langere termijn. Tegelijkertijd leggen steeds meer organisaties de complete regie bij de leverancier neer. ‘Eigenlijk is leverancier niet meer het juiste woord. Met het leveren van een dienst kun je als onderhoudsbedrijf in de toekomst niet meer volstaan. Zelf initiatief en verantwoordelijkheid nemen, onderhoudsplannen opstellen, flexibel en zelfstandig opereren en pro-actie reageren zijn wezenlijk om opdrachtgevers aan je te binden. Het is ook dé manier om een prestatiecontract winstgevend voor je te laten werken. Dat is een wezenlijke verandering in de onderhoudsbranche,’ constateert Jean-Marc Vloemans. ‘Onderhoudsbedrijven moeten nu het lef hebben om daar op in te spelen, zodat ze straks de boot niet gaan missen!’

Spiegel voorhouden
Onderhoudsbedrijven zouden opdrachtgevers een spiegel moeten durven voorhouden en hun kennis en expertise zichtbaar maken in hun offerte en onderhandelingen. Door prestatiecontracten worden ze gedwongen om bewust na te denken over storingsgedrag en de invloed die hierop uitgeoefend kan worden met bijvoorbeeld preventief onderhoud. Tegelijkertijd moeten ze terdege rekening houden met de onderhoudseisen om installaties in goede conditie te houden en storingen te voorkomen. Juist dat laatste is voor opdrachtgevers een kostenpost waarop ze flink kunnen besparen.
Om ook op langere termijn kritisch de onderhoudskosten te kunnen blijven volgen, is strategisch onderhoudsmanagement voor opdrachtgevers onontbeerlijk. De eerste stap daarin is het bepalen van de onderhoudsstrategie. Deze strategie krijgt pas meerwaarde als ze gekoppeld is aan de vastgoedstrategie. Die zou op zijn beurt weer gekoppeld moeten zijn aan het primaire organisatieproces. Bij zo’n integrale aanpak kan het onderhoudsbedrijf – eventueel met behulp van een vastgoedspecialist zoals HEVO – strategisch én praktisch adviseren en de relatie met de opdrachtgever versterken.

Evolutie of revolutie?
Ondanks dat Jean-Marc Vloemans kansen in prestatiecontracten ziet, pleit hij voor een evolutie in plaats van een revolutie. ‘Prestatiegericht onderhoud zal de komende jaren dé tendens worden in gebouw- en installatieonderhoud. Maar zoals bij elke nieuwe ontwikkeling is het goed om stapsgewijs over te gaan naar deze nieuwe strategie. Zo vind ik het raadzaam om te starten met een combinatiecontract met inspanningsafspraken voor kritische installaties en prestatieafspraken voor minder kritische installaties, zodat het primaire organisatieproces niet in gevaar komt. Door ervaring op te doen met de proces ondersteunende en proces gerelateerde installaties krijgen opdrachtgevers en leveranciers waardevolle informatie in handen. Bijvoorbeeld over kostenbesparingen, storingsgevoeligheid van installaties en de meerwaarde van goed preventief onderhoud. Dat geeft opdrachtgevers de mogelijkheid om hun onderhoudsstrategie waar nodig bij te sturen. Leveranciers doen waardevolle ervaringen op in prestatiegericht werken. Daarbij is wel noodzakelijk dat beide partijen zich op langere termijn aan elkaar willen verbinden en als partners de dialoog over de onderhoudsstrategie blijven aangaan. Daarbij is en blijft communicatie tussen de betrokkenen het sleutelwoord voor succes!’