De werkkostenregeling komt

Al in 2009 werd door Jan-Kees de Jager, toen nog staatssecretaris, de ‘eenvoudige’  werkkostenregeling aangekondigd. Voorgoed zouden werkgevers af zijn van de ondoorzichtige en complexe ‘regeltjes’ in de Wet op de loonbelasting voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In 2011 werd de werkkostenregeling daadwerkelijk ingevoerd. Werkgevers mochten nog wel kiezen: (voorlopig) voorzetten van het oude systeem of toepassen van de nieuwe werkkostenregeling. Dat maar 10% van de werkgevers voor het laatste koos had een voorteken moeten zijn. Werkgevers zaten er blijkbaar niet op te wachten. Inmiddels heeft staatssecretaris Wiebes (dit artikel is geschreven vóór Prinsjesdag 2014) aangekondigd dat de werkkostenregeling, wat hem betreft, met ingang van 2015 verplicht wordt. Hoog tijd dus voor een hernieuwde kennismaking.
 
Kern van huidige werkkostenregeling
De gedetailleerde regels in de Wet op de loonbelasting voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers vervallen. De werkkostenregeling komt daarvoor in de plaats. Deze regeling bestaat op dit moment in hoofdlijn uit de volgende onderdelen:

• per werkgever geldt een vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen van 1,5% van de totale fiscale loonsom (‘vrije ruimte’);
• bij de werkgever vindt een eindheffing van 80% plaats indien en voor zover meer dan de vrije ruimte wordt vergoed of verstrekt (‘eindheffing’);
• de eindheffing kan niet worden verhaald op de werknemer(s);
• ‘intermediaire’ kosten vallen niet onder de vrije ruimte (bijvoorbeeld de kosten verbonden aan de auto van de zaak);
• voor sommige vergoedingen en verstrekkingen geldt een ‘gerichte’ vrijstelling (bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding) waardoor deze niet tot de vrije ruimte behoren;
• voor ‘werkplekvoorzieningen’, zoals kantoormeubilair en (mobiele) telefoons (deze laatste alleen mits het zakelijk gebruik tenminste 10% is), geldt een nihilwaardering.

 
Huidige systeem
Binnen de vrije ruimte mag de werkgever onbelast vergoeden of verstrekken aan werknemers. De werkgever moet wel vooraf vaststellen (‘aanwijzen’) welke vergoedingen en verstrekkingen onder dit forfait gaan vallen. Doet hij dit niet dan is sprake van gewoon loon. Als de werkgever meer vergoedt en verstrekt dan de vrije ruimte wordt dit belast tegen een tarief van 80%. Nu deze belasting niet mag worden verhaald op de werknemer is dit een kostenpost voor de werkgever.
 
Gebruikelijkheidstoets
De vrije ruimte geldt niet voor vergoedingen en verstrekkingen die in belangrijke mate (30% of meer) hoger zijn dan gebruikelijk. Deze gebruikelijkheidstoets moet oneigenlijk gebruik voorkomen en biedt de inspecteur de mogelijkheid extreme situaties te bestrijden. Hierbij kan worden gedacht aan een werkgever die – in absolute bedragen gemeten –veel vrije ruimte ‘over’ heeft en dat aan één enkele werknemer (bijvoorbeeld de DGA) toekent die zo het belaste deel van zijn loon fors ziet dalen.
 
Problemen in de praktijk
Zoals zo vaak bleek in de praktijk dat deze ‘vereenvoudigingsmaatregel’ toch onduidelijker en complexer was dan (door de wetgever) voorzien. Talrijke knelpunten kwamen aan het licht. De meest opvallende is wellicht dat de operationele kosten van de werkkostenregeling bij werkgevers hoger bleken te zijn dan het oude regime. Hoezo vereenvoudiging? Het is dan ook niet vreemd dat op dit moment naar schatting nog geen 30% van de werkgevers op de werkkostenregeling is overgestapt.
 
Toch verplicht en dus: actie
Maar staatssecretaris Wiebes gelooft in de werkkostenregeling. Sterker nog, hij wil deze met ingang van 2015 verplicht maken. Wel moeten de knelpunten middels diverse wetswijzigingen worden opgelost. Werkgevers moeten zich hierop (met spoed) voorbereiden. Het begint met een gedegen (en uiteraard volledige) inventarisatie van de huidige vergoedingen en verstrekkingen. Daarnaast moet worden beoordeeld waarop de werknemer recht heeft krachtens een cao en/of arbeidsovereenkomst (inclusief de ‘personeelsgids’). Zo nodig moet met de werknemer worden overlegd over nieuwe afspraken. Werk aan de winkel dus!
 
Mr. Frank Kerkhof RB
Alfa Accountants en Adviseurs te Bennekom
fkerkhof@alfa.nl