Complete kantoorinrichting: wat het kost, waar je begint en wat je zelf kunt doen
Een kantoor inrichten is voor veel bedrijven een project dat er tussendoor bij komt. Er is een verhuizing, een verbouwing of simpelweg een team dat te groot is geworden voor de ruimte. Wat begint als het bijbestellen van vier bureaus, groeit vaak uit tot een vraagstuk over indeling, akoestiek en werkplekken die jaren mee moeten. Wie dat traject eenmaal heeft doorlopen, weet dat de volgorde van beslissingen bepalend is voor het eindresultaat.
Begin bij het aantal werkplekken, niet bij de meubels
De meest gemaakte fout is meteen naar producten kijken. Begin bij de vraag hoeveel mensen er tegelijk aanwezig zijn op een gemiddelde dag. Sinds hybride werken gemeengoed is, ligt dat aantal bij veel organisaties zo’n dertig tot veertig procent lager dan het aantal medewerkers op de loonlijst. Dat betekent minder vaste werkplekken en meer plekken waar mensen kort neerstrijken.
Reken vervolgens met ruwweg acht tot tien vierkante meter per werkplek, inclusief het aandeel in de gangpaden en overlegruimtes. Voor een team van twintig mensen met een aanwezigheid van zestig procent kom je dan uit op ongeveer honderd tot honderdtwintig vierkante meter aan werkvloer, plus wat er nodig is aan vergaderruimte, pantry en opslag.
Wat een werkplek gemiddeld kost
Een complete werkplek bestaat uit een bureau, een bureaustoel, een ladeblok en meestal een stukje kabelmanagement en verlichting. Afhankelijk van kwaliteitsniveau ligt de investering per werkplek grofweg tussen de achthonderd en tweeduizend euro. Het grootste verschil zit in twee onderdelen: het bureau en de stoel.
Een vast bureau is goedkoper dan een elektrisch verstelbaar exemplaar, maar het prijsverschil is de laatste jaren flink gekrompen. Waar een zit sta bureau een aantal jaar geleden nog als luxe gold, is het inmiddels het uitgangspunt bij de meeste nieuwe inrichtingen. Dat heeft niet alleen met comfort te maken. Bij een werkplek die door meerdere mensen wordt gebruikt, is hoogteverstelling het enige praktische antwoord op het feit dat mensen verschillende lengtes hebben.
De stoel is de goedkoopste gezondheidswinst
Uit onderzoek van Van Garderen Kantoormeubelen onder 1.050 werkenden in Nederland, representatief op leeftijd, geslacht en regio, blijkt dat 8,7 procent van de mensen met een ergonomische bureaustoel lichamelijke klachten heeft, tegenover 20,4 procent bij een standaard stoel. Statistisch komt dat neer op ongeveer 63 procent minder kans op klachten. Dat effect blijft overeind wanneer je corrigeert voor andere factoren, zoals de aanwezigheid van een verstelbaar bureau.
Voor wie in bouw en installatie werkt is dat een herkenbaar patroon: het onderdeel dat het dichtst bij de gebruiker zit, bepaalt hoe het geheel wordt ervaren. Een stoel vervangen kan bovendien op elk moment, zonder verbouwing en zonder dat er iemand hoeft te verhuizen.
Er is ook een wettelijke kant aan. Het Arbobesluit stelt in hoofdstuk 5 eisen aan de inrichting van beeldschermwerkplekken, waaronder de instelbaarheid van zit- en werkhoogte. Het ministerie van SZW vat op Arboportaal samen wat de wet zegt over fysieke belasting. Voor opdrachtgevers is dat relevant, omdat de verantwoordelijkheid voor een gezonde werkplek bij de werkgever ligt en niet bij de leverancier.
Zelf doen of uitbesteden
Voor kleine kantoren tot een stuk of tien werkplekken is zelf samenstellen goed te doen. Meet de ruimte op, kies één bureaubreedte en houd het aantal varianten beperkt. Uniformiteit scheelt later gedoe bij uitbreiding en bij het bijbestellen van onderdelen.
Boven de vijftien werkplekken wordt het snel complexer. Dan spelen loopstromen, akoestiek en de indeling van overlegruimtes mee, en gaan levertijden en montage een rol spelen in de planning. Op dat punt kiezen de meeste organisaties voor een partij die de complete kantoorinrichting verzorgt, van tekening tot montage. Het voordeel zit minder in de inkoopprijs en meer in het feit dat één partij verantwoordelijk is voor de planning en de aansluiting tussen de onderdelen.
Drie dingen die achteraf vaak tegenvallen
Akoestiek staat bovenaan. In een open ruimte met harde vloeren en veel glas is geluid de meest genoemde klacht, en het is achteraf duur op te lossen. Neem het mee in het ontwerp, niet in de oplevering.
Daarnaast wordt kabelmanagement stelselmatig onderschat. Bij verstelbare bureaus is een kabelrups of goot geen optionele franje maar noodzaak, anders trekt de eerste hoogteverstelling de monitor van tafel.
Tot slot de instructie. Een goede stoel die nooit is afgesteld op de gebruiker levert een fractie op van wat mogelijk is. Een korte uitleg van tien minuten bij de oplevering verdient zich terug.
Tot slot
Een kantoorinrichting is geen aankoop maar een reeks keuzes die elkaar beïnvloeden. Wie begint bij het aantal aanwezige mensen, daarna kiest voor verstelbaarheid en pas als laatste naar afwerking kijkt, komt zelden voor verrassingen te staan. En wie twijfelt tussen bezuinigen op het bureau of op de stoel: de cijfers wijzen consequent één kant op.
