Grip op onderhoud door Resultaatgericht Samenwerken
Of het nu gaat om nieuwbouw of vastgoedonderhoud: meestal moet een aannemer of vastgoedonderhoudsbedrijf op basis van een dichtgetimmerd bestek inschrijven op een nieuwbouw- of onderhoudsproject. Het eindresultaat wordt vaak gekenmerkt door suboptimale oplossingen en hoge faalkosten. Wanneer alle partijen vanaf het initiatief samen optrekken, ontstaat het beste en meest kostenoptimale eindresultaat. Dit Resultaatgericht Samenwerken (RGS) biedt zoveel voordelen dat opleider Savantis een praktische RGS-training aanbiedt. Samen met onderhoudsspecialist De Variabele is zelfs een RGS-cursus op maat ontwikkeld.
Tekst: Frank de Groot
Beeld: Savantis
“Resultaatgericht Samenwerken transformeert traditionele aanbestedingspraktijken naar een resultaatgerichte aanpak, waarbij wederzijds begrip, kwaliteit en werkplezier voorop staan in plaats van alleen prijs”, zegt Robert Sjoers, Manager Trainingen & Opleidingen bij Savantis. Met meer dan 75 jaar ervaring ontwikkelt Savantis cursussen die direct aansluiten op de praktijk in het werkveld van management, vastgoed, retail, onderhoud of afbouw. Geen standaard aanpak, maar oplossingen die passen bij de werkvloer. Savantis is vooral sterk in de afbouw, onderhoud en vastgoedbeheer. Het bestuur van Savantis bestaat dan ook uit vertegenwoordigers van de Nederlandse Ondernemersvereniging voor Afbouwbedrijven (NOA).
“Wij onderscheiden ons doordat we geen commerciële partij zijn”, zegt Robert. “We hebben een vast team van onderwijskundigen dat continu in gesprek is met de markt. Zo maken we bijna nooit standaardproducten, maar sluiten de trainingen beter aan bij de praktijk.”
Aanbesteden is risico indekken
Volgens Robert leidt de traditionele aanbesteding vaak tot meerwerk: “Stel dat een woningcorporatie het groot onderhoud van tachtig woningen in 2027 wil aanbesteden. Dan mogen drie marktpartijen een offerte maken op basis van een bestek. Want ja, iedereen moet een gelijke kans krijgen. Maar uiteindelijk zijn twee van de drie aanbiedingen weggegooid geld, omdat er nu eenmaal maar één partij de opdracht krijgt. Bedenk dat goede offertes aannemers duizenden tot zelfs tienduizenden euro’s kosten. Doordat aannemers vanwege onzekerheden marges inbouwen worden aanbieding vaak duurder. Denk bij onderhoud en renovatie aan asbest of onthechting van schilderlagen door een slechte ondergrond.”
Helmy van der Werf is Manager Bedrijfsbureau bij De Variabele, die vooral actief is in Zuidoost-Nederland. Zij reageert: “Maar ook door differentiatie in bezit. Woningen die tientallen jaren in bezit en beheer zijn, zijn op papier misschien nog wel hetzelfde, maar in de praktijk is iedere woning anders.”
En dan is er nog de focus op de laagste prijs. “Dit leidt vaak tot een lagere kwaliteit en uiteindelijk hogere kosten”, aldus Robert, die ook op het gebied van ‘vastgoed inspectie’ examinator en docent is bij Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN).
Hoe werkt RGS?
“Bij Resultaatgericht Samenwerken gaat het erom dat je samen op een zo efficiënt en effectief mogelijke wijze naar een optimaal resultaat voor het beschikbare budget werkt. Het resultaat en het budget zijn maatgevend en worden behaald door samen de goede weg ernaartoe te bewandelen. Daarin is ruimte voor alternatieven en inzichten van alle betrokken partijen”, aldus Helmy.
Opdrachtgevers beheren vaak grote vastgoedportefeuilles. Zij zoeken samenwerking waarin kennis uit de markt optimaal wordt benut en risico’s beheersbaar blijven. Onderhoudsbedrijf De Variabele is daarom al langer overtuigd van de voordelen van RGS. Als onderdeel van de OMDUS Groep (netwerk van renovatie- en onderhoudsbedrijven) zet De Variabele zich ook in om positief bij te dragen aan klimaat, biodiversiteit en de leefomgeving.
Robert: “Vanuit de RGS-gedachte hadden we al het Samenwinst model ontwikkeld. Dat is een aanvullend model voor RGS-samenwerking. We slaan hiermee de brug tussen strategie en dagelijkse uitvoering. Het helpt alle ketenpartners, van vakman tot vastgoedmanager, om vanuit een gedeelde cultuur steeds beter samen te werken. Dat past bij hoe wij naar samenwerking kijken: niet ieder voor zich, maar samen leren, verbeteren en resultaat boeken.”
Helmy vervolgt: “Je moet vooraf gezamenlijk bepalen welke kwaliteit gewenst is over 7 jaar, 10 of 20 jaar. Gebruik daarbij de kennis van de aannemer. Pak vervolgens eerst een proefwoning aan om te zien wat je tegenkomt en of je verwachtingen hetzelfde zijn. Voldoet hetgeen de aannemer voorstelt in de praktijk ook aan de verwachtingen van de opdrachtgever? Spreek met elkaar één taal en volg eenzelfde proces om dingen steeds slimmer en sneller te doen. RGS is daar een prachtig handvat voor.”
Volgens Helmy moet je ook transparant zijn over het budget: “Ik zie bij opdrachtgevers de angst dat de aannemer de hoofdprijs vraagt, als je al tijdens de initiatieffase bij elkaar gaat zitten. Maar dat is onzin, want een aannemer wil een langdurige relatie. Dus kan de aannemer prima aangeven wat er mogelijk is voor een bepaald budget. Misschien kan er zelfs wel meer dan de opdrachtgever had gedacht. We willen met toevoegde waarde en vastgestelde kwaliteit voor het gegeven budget onze opdrachtgevers laten zien dat samenwerking écht loont. Verder maakt het ons werk ook nog eens leuker.”
Robert reageert: “Bij een openbare aanbesteding ligt er een bestek en stopt het nadenken door de partijen. Maar dat betekent ook dat je mensen harder moeten rennen om tijd, dus kosten, te besparen. Dat gaat ten koste van de kwaliteit en werkplezier. Bij RGS gaat de discussie niet bij elke wissewasje over de allerlaagste prijs, maar over het resultaat.”
Leerlijn op maat
De Variabele heeft Savantis gevraagd om een RGS-leerlijn op maat te maken voor het personeel. Helmy: “We wilden een training die beter zou passen bij onze wensen en waar we in de praktijk tegenaan lopen. Mensen willen wel leren, maar het moet interactief zijn en niet teveel tijd kosten.” Robert reageert: “Bij een soortgelijke basistraining RGS ben je mensen uit het middenkader vier dagen kwijt. De Variabele kwam daardoor met de vraag om een training te ontwikkelen die beter bij hun zou passen. Het bedrijf heeft ook input geleverd voor de training. Zo is hun Samenwinst model hierin opgenomen. Die input is waardevol omdat deze rechtstreeks van de werkvloer komt. Feitelijk is deze ontwikkeling van de training ook een voorbeeld van RGS, maar dan tussen De Variabele en Savantis. Inmiddels hebben zelfs klanten van De Variabele zich vanuit enthousiasme aangemeld voor de cursus.”
De RGS-leerlijn bestaat nu uit e-learning, waarbij mensen zelf kunnen kiezen waar en wanneer ze willen studeren. Daarnaast is er één praktijkdag en een verdiepingsdag. De praktijkdag bevat veel gamification en spelvormen. Robert: “Zo wordt in het programma onder meer een groot ‘levensweg’ spel gespeeld, dat ingericht is op zeven processtappen binnen RGS. Door zo’n spel herkennen deelnemers hun eigen situatie en kunnen het direct toepassen.” Helmy vult aan: “Een brede groep mensen uit ons bedrijf doet mee: managers, teamleiders, uitvoerders, enzovoort. Ik ben er zelf altijd bij, omdat ik verbinding uit de praktijk kan geven. Bijvoorbeeld aandacht voor een veel voorkomend probleem. Deelnemers doen dat niet zo snel uit zichtzelf.”
Dataportal
De volgende stap in RGS is de ontwikkeling van een portal waarin woningcorporatie en aannemer geborgd volgens het RGS proces samenwerken. Robert: “Je kunt dan een documentoverdracht verplichten, omdat je anders niet verder kan klikken. Zo zorg je voor maximale transparantie en dat de kennisdeling up to date blijft. En de verplichte documentoverdracht dwingt partijen zich te houden aan vooraf gemaakte procesafspraken. Het voorkomt ook vertraging doordat iemand geen handtekening durft te zetten of onzeker is.”
Uiteindelijk is niet altijd iedereen zich bewust van de tijd en energie die het kost om iedereen met dezelfde intrinsieke motivatie op deze manier te laten werken. Dit kost meer dan een handboek en een theoretische analyse. Helmy: “Gelukkig werken wij met veel opdrachtgevers die zelfs met meerdere aannemers Resultaatgericht Samenwerken. Daarbij speelt ook de cultuur van een bedrijf een rol. Mag ik als aannemer tegen een opzichter van de opdrachtgever zeggen dat ik het ergens niet mee eens ben? Zo wil die ene medewerker van een opdrachtgever die badkamer eruit, terwijl de andere voor een opknapbeurt kiest. Je wilt naar een eenduidige werkwijze en besluitvorming.”
Werk je binnen vastgoedonderhoud, bouw of onderhoudsprojecten en wil je meer grip krijgen op Resultaatgericht Samenwerken?
Kijk voor meer informatie op: https://trainingen.savantis.nl/cursus/resultaatgericht-samenwerken
