In de spotlight
Van Excel naar realtime grip op projecten
Wagemakers Bouw & Ontwikkeling wil vooruit. Automatisering helpt daarbij: minder administratieve handelingen, realtime inzicht en meer grip op projecten, en gebruiksgemak voor medewerkers op kantoor én op de bouwplaats. ‘Alle kleine stapjes samen vormen één megastap.’
De passie voor bouwen zit al drie generaties lang in de genen van familiebedrijf Wagemakers. Directeur Karin Wagemakers praat dan ook in bouwmetaforen: ‘De software van AFAS levert ons het gereedschap zodat wij kunnen bouwen aan verdere digitalisering en automatisering van onze processen. Als de bestemming van onze reis met AFAS ons eigen droomkasteel is, dan hebben we inmiddels onze eigen vrijstaande villa gebouwd.’
Eén oplossing voor de basisprocessen
Wagemakers werkte voorheen met verschillende losse modules. Uitvoerders schreven termijnen uit in Excel, inkoopcontracten werden buiten het systeem gemaakt en uren werden handmatig overgenomen. ‘Daar liepen we altijd minimaal één week mee achter’, vertelt Rob van Lanen.
De wensen voor het nieuwe pakket waren helder: één integrale oplossing voor de basisprocessen, met geïntegreerde inkoop, projectbewaking en HRM en een koppeling naar de financiële administratie. Ook gebruiksvriendelijkheid was belangrijk. Rob werkte bij zijn vorige werkgever tien jaar met AFAS. Nadat hij zich verdiepte in de software voor de bouw, zag hij ook voor Wagemakers de mogelijkheden.
Forse tijdsbesparing én leuker werk
Wat heeft werken met AFAS ruim een jaar later opgeleverd? Rob: ‘Onze mensen boeken zelf hun uren in het systeem, waarna de projectleider/uitvoerder ze controleert. Hierdoor zijn we altijd bij en hebben we realtime inzicht in de stand van de arbeid ten opzichte van de begrote uren. Er is vervolgens ook tijd om te signaleren en eventueel bij te sturen. De tijdsbesparing is fors; de medewerker die eerst al deze uren zat in te voeren vanuit Excel deed daar een dag per week over en heeft er nu ook nog leuker werk voor teruggekregen.’
Ook het inkoopproces verloopt efficiënter. Het systeem brengt betrokkenen automatisch op de hoogte als een inkoopcontract is verstuurd of getekend retour komt. Blijft een ondertekend contract uit, dan signaleert en bewaakt het systeem dat.
‘Daarnaast hebben we meer grip op de inkoop’, vertelt technisch directeur Hans Wagemakers. ‘In één overzicht zien we vanuit de begroting snel wat we hebben ingekocht, wat we nog moeten inkopen en wat de inkoopresultaten zijn.’
Meer inzicht in projecten
De volledige projectbewaking, inclusief projectprognoses, vindt nu plaats vanuit AFAS. Excel komt er niet meer aan te pas. Ook draait Wagemakers de volledige loonadministratie in AFAS. Rob: ‘Het voordeel daarvan is dat er geen uren-export naar onze loonadministrateur nodig is. Alles gebeurt vanuit onze eigen AFAS-omgeving en de verwerking gaat ook sneller.’ Medewerkers hebben via de AFAS Pocket app daarnaast altijd inzicht in hun loonstroken, verlofsaldo en geregistreerde gegevens.
Digitalisering als continu proces
Wagemakers wil de processen rond in- en uitdiensttreding volledig via AFAS laten verlopen. Ook wil de organisatie experimenteren met Jonas, de AI van AFAS. Rob: ‘AFAS biedt ons telkens weer nieuwe functionaliteiten die ons dagelijks werk makkelijker én leuker maken.’
Over Wagemakers Bouw & Ontwikkeling
Wagemakers Bouw & Ontwikkeling is al drie generaties lang een Brabants familiebedrijf, met meer dan 75 jaar aan kennis en ervaring met uiteenlopende bouwprojecten. Van ontwikkeling tot realisatie: het team van Wagemakers verzorgt het hele proces, met kwaliteit als belangrijkste uitgangspunt.
Over AFAS Software
Een foutloze projectadministratie is voor jouw bouwbedrijf van cruciaal belang. In onze ERP-software zit daarom geïntegreerde functionaliteit voor de bouw. Met onder andere projectbewaking, orderverwerking en de financiële administratie in één softwarepakket. Workflows zijn hierin de verbindende factor. Doel: grip op het proces van calculatie tot realisatie.
Meer weten? afas.nl/bouw
