Vijf gevaren van verouderde ERP-systemen in bouwsector
Veel bedrijven in de bouwsector maken nog gebruik van verouderde ERP-systemen, onder het mom van het Engelse spreekwoord: ‘If it’s not broken, don’t fix it’. Hoewel deze oude systemen prima lijken te werken, belemmeren ze wel de mogelijkheid tot groei en (digitale) transformatie van een bedrijf. Zo wordt de achterstand op het gebied van digitale transformatie van bouwbedrijven alsmaar groter. Kenny Ingram, VP Engineering, Construction & Infrastructure bij IFS, belicht de vijf gevaren van het gebruik van een verouderd ERP-systeem
Er wordt steeds vaker gekeken naar nieuwere bouwmethodes om kosten te verlagen en de efficiëntie en kwaliteit te verhogen. Veel moderne bedrijven maken al gebruik van deze nieuwe methodes – ook wel Modern Methods of Construction (MMCs) genoemd – of hebben dit op de planning staan voor de toekomst. De vraag is nu, kan een oud ERP-systeem de implementatie van deze nieuwe methodes wel aan? MMCs combineren elementen uit de bouw en de productie. Deze hybride feature is dan ook een uitdaging voor veel verouderde systemen.
Een groot probleem van verouderde ERP-systemen is dat ze zich verder niet meer ontwikkelen. Als je systeem een bepaalde functie niet heeft, dan zal het systeem ook deze niet meer krijgen. Hierdoor kunnen bouwbedrijven niet omgaan met subcontractbeheer, beheer van activa en apparatuur en buitendiensten. Eén oplossing kan zijn om het systeem op maat aan te passen met externe ontwikkelingen. Hier zit wel weer een prijskaartje aan en het gaat hier vaak maar om een tijdelijke oplossing.
Integratie best-of-breed oplossingen
Verouderde ERP-systemen zijn ook een uitdaging voor zogenaamde ‘best-of-breed-oplossingen’, vooral op het gebied van werken met het Bouwwerk Informatie Model (BIM) en projectplanning. Veel van deze oplossingen werken samen met bestaande ERP-systemen door middel van API-integraties, waardoor data-uitwisseling succesvol kan plaatsvinden. Met een verouderd ERP-systeem is dit riskanter en komen hier veel meer handelingen bij kijken, omdat deze niet standaard in het systeem zitten. Hierdoor lopen bedrijven de best-of-breed-oplossingen mis, waardoor ze volledig afhankelijk zijn van slechts één informatiebron voor het opstellen en beheren van projectkosten, schattingen, en de planning.
Het wordt nog wel eens als een waarschuwingssignaal gezien als bedrijven geen product roadmap hebben. Bij verouderde ERP-systemen is zo’n roadmap vaak minimaal, of helemaal niet aanwezig. Product roadmaps worden vaak niet ondersteund door verouderde ERP-systemen, waardoor het haast onmogelijk wordt om een bedrijf te transformeren op digitaal gebied. Bovendien, als het contract doorlopende onderhoudskosten bevat, kan dit geld veel beter worden besteed.
Geen mogelijkheid tot transformatie
Door de COVID-19-pandemie moesten bouwbedrijven zich in korte periode snel aanpassen. Hierdoor kwamen de zwakke punten van de verouderde ERP-systemen duidelijk aan het licht. Zo konden deze niet de flexibiliteit, behendigheid en schaalbaarheid bieden waar de bouw in zo’n crisissituatie naar op zoek is. Het blijven proberen transformeren op oude ERP-systemen is net alsof je een heuvel oprent met een open parachute. Hoe meer moeite je erin steekt, hoe moeilijker het wordt. De enige zinvolle oplossing hiervoor is het migreren naar een nieuw ERP-systeem, waarin alle bedrijfsvereisten standaard zijn ingebouwd.