Verbeter je documentenstromen met een DMS
Heb jij een talloos aantal documenten en besteed je veel tijd aan het zoeken van de juiste documenten? Dan zijn document management systemen de perfecte oplossing voor jou. Binnen dit systeem kun je in één oogopslag de documenten vinden die je zoekt. Het is namelijk een ontzettend handig systeem om meerdere documenten op een overzichtelijke manier te beheren. Het doel hiermee is om meer efficiëntie en productiviteit te creëren. En dat is natuurlijk wat je graag wilt als organisatie. In dit artikel vertellen we je waarom het hebben van een document management systeem onmisbaar is voor jouw onderneming.
Wat heeft een DMS te bieden?
Verschillende documenten worden vaak op diverse plekken opgeslagen, zoals op een USB-stick, mailboxen, telefoons, computers en in de fysieke archiefkast. Dit kan voor chaos zorgen wanneer je de meest recente documenten wilt vinden, waardoor je tijd kwijt bent en ook nog eens gefrustreerd kunt raken. Het gebruik van een document management systeem kan deze zorgen gemakkelijk van je ontnemen, want je kunt alles op een overzichtelijke plek vinden en beheren. De documenten worden opgeslagen op een centraal platform, waardoor medewerkers met een handomdraai de relevante documenten kunnen delen, bekijken en bewerken. Hierbij kunnen verschillende medewerkers en externe partners ook tegelijkertijd werken in hetzelfde document.
Welke voordelen heeft werken met een DMS-systeem?
Hiervoor werd al benoemd dat verschillende medewerkers en externe partners tegelijkertijd bewerkingen kunnen uitvoeren in hetzelfde document. Hierbij is er ook sprake van versiebeheer. Dit houdt in dat je kunt inzien welke aanpassingen er zijn gemaakt en door wie dit is gedaan. Daarnaast kunnen oude versies ook weer hersteld worden. Handig toch? Ook worden veel tijdrovende taken uit de handen genomen door middel van automatisering. Een ander belangrijk voordeel is dat het ook kostenbesparend is. Alle documenten en bestanden worden op één centrale plek opgeslagen, waardoor het zoeken van de juiste documenten verleden tijd is. Met een geavanceerde zoekfunctie heb je de juiste documenten binnen no-time bij de hand. Daarnaast kun je notificaties instellen voor acties, taken en wijzigingen in documenten. Zo ben je direct op de hoogte als er actie van jou wordt verwacht. Zo kan er efficiënt gewerkt worden. .
Wat houdt BIM in?
Wat is BIM? Dat is naast het DMS-systeem ook handig om gebruik van te maken als bouwbedrijf. BIM is de afkorting van “Building Information Modeling” in het Nederlands wordt dit ook wel bouwinformatiemodel genoemd. Zoals de naam al verklapt is het een digitaal model waarin een virtuele voorstelling van je bouwwerk wordt gemaakt. Dit model bestaat uit objecten die worden gekoppeld aan informatie. Een groot voordeel ten opzichte van een gewone bouwtekening is dat het model ook informatie kan delen over de verschillende elementen die in je bouwwerk te zien zijn. Hierbij kun je denken aan kleuren, technische eigenschappen en de materialen die je hebt toegepast. Dit maakt het mogelijk om een volledig 3D-model te ontwikkelen met alle informatie die gaat over je bouwwerk.
Kortom, het gebruik van DMS en BIM kan veel orde en nieuwe inzichten brengen voor je organisatie.
