fbpx

Digitale vrachtbrief maakt transport veel efficiënter

Artikel delen

De digitale vrachtbrief van Beurtvaartadres is alles wat u van een papieren vrachtbrief gewend bent, maar dan digitaal. De digitale vrachtbrief verbindt de systemen van de verlader, vervoerder(s), expediteurs en ontvangers met elkaar. Op één uniform platform kunnen alle betrokken partijen de zendingen realtime volgen en met elkaar communiceren. Dat biedt veel voordelen.

Tekst: ing. Frank de Groot
Beeld: Beurtvaartadres

De vervoerder plant de ritten in en wijst de digitale vrachtbrief zelf toe aan de chauffeur. Die ziet de vrachtbrief vervolgens verschijnen in zijn TransFollow Drive app in bijvoorbeeld zijn tablet en/of in de boordcomputer.

Wie privé een wasmachine online bestelt bij een grote leverancier zoals Coolblue of MediaMarkt, krijgt binnen enkele minuten per mail een bevestiging van de bestelling. Daarna volgt een mail als de bestelling is afgeleverd bij de vervoerder. Vervolgens krijg je bericht op welke dag en binnen welke tijdsmarge de wasmachine wordt geleverd. Tegen een kleine vergoeding wordt de wasmachine geplaatst, aangesloten en gecontroleerd op werking. Tevens worden foto’s gemaakt van de afgeleverde en aangesloten machine. De klant zet een digitale handtekening voor akkoord. Verpakkingsmateriaal wordt weer meegenomen, alsmede de oude wasmachine.

Maar hoe gaat dit in de bouw? Vaak worden voor het transport van bouwmaterialen naar de bouwplaats nog fysieke vrachtbrieven gebruikt. De vervoerder levert ergens op de dag een pakket met dakpannen af, maar er is op dat moment niemand beschikbaar om voor ontvangst te tekenen. Dus wordt de brief maar door de chauffeur zelf ondertekend en tussen de dakpannen gestopt. Zijn het wel de goede dakpannen? Is de kleur zoals afgesproken en zijn er beschadigingen? Wanneer weten bouwbedrijf en bouwmaterialenhandelaar wanneer de vracht is afgeleverd? Kortom: waarom lukt dat privé wel, maar in de bouwsector vaak niet?

Digitale vrachtbrief

Paul Knoop op, sr. Accountmanager Supply Chain bij Beurtvaartadres: “Het grote voordeel van de digitale vrachtbrief, de eCMR Transfollow, is dat zowel de verlader, vervoerder(s), ontvangers en eventuele andere partijen die op de vrachtbrief staan op één platform werken voor het transport van zendingen.”

“De situatie met fysieke vrachtbrieven is verre van ideaal”, merkt Paul Knoop op, sr. Accountmanager Supply Chain bij Beurtvaartadres. “Stel dat de dakpannen tijdens de opslag op de bouwplaats beschadigd raken? Dan belt de aannemer met de bouwmaterialenhandelaar dat de dakpannen beschadigd zijn. De leverancier gaat weer navragen bij de vervoerder, maar die zegt dat ze onbeschadigd zijn afgeleverd. Maar ja, de definitieve beslissing ligt toch bij het bouwbedrijf, dus toon dan maar aan dat de dakpannen onbeschadigd zijn afgeleverd.”

Om het transport en aflevering van goederen op de bouwplaats, bouwhub of andere locatie te verbeteren introduceerde Beurtvaartadres in 2015 de digitale vrachtbrief. Deze voldoet aan het e-cmr protocol van het CMR-verdrag. Dat verdrag kwam al in 1956 tot stand in de Verenigde Naties. Doel is de uniformering van het internationale goederenverkeer over de weg. Centraal staat de standaardisering van de vrachtbrief en de aansprakelijkheid van de vervoerder. Alle Europese landen zijn lid, maar ook een groeiend aantal landen buiten Europa, met name in Azië. In 2008 werd het verdrag uitgebreid met het protocol voor de elektronische vrachtbrief: het eCMR protocol. Beurtvaartadres is marktleider op dit gebied.

Werken op één platform

“Het grote voordeel van onze digitale vrachtbrief, de eCMR Transfollow, is dat zowel de verlader, vervoerder(s), ontvangers en eventuele andere partijen die op de vrachtbrief staan op één platform werken voor het transport van zendingen. Alle betrokken partijen kunnen de zendingen via TransFollow realtime volgen en met elkaar communiceren. Dit werkt veel efficiënter, sneller en verlaagt de foutkans enorm. “Juridisch is een lading conform eCMR ook beschermd conform de geldende vervoerscondities”, aldus Paul.

De overstap naar de digitale vrachtbrief vraagt wel een aanpassing in de organisatie: “Gelukkig kunnen wij daar ondersteuning bij bieden en kun je binnen drie maanden live gaan. Veel software heeft al een koppelingsmogelijkheid met eCMR, en je kunt onze begeleiding (ketenregie) inzetten tijdens het project. Daarbij houden we rekening met inventarisatie van wensen, mogelijkheden en bedrijfsprocessen. Wij begeleiden verder de systeemintegratie en implementatie van de eCMR in de logistieke keten en kunnen gebruikers van de eCMR opleiden binnen de eigen organisatie of gebruikers daarbuiten.”

In de praktijk

Hoe werkt de eCMR in de praktijk? Paul legt uit: “De vrachtbrief wordt nu niet door de verlader of leverancier uitgeprint, maar naar TransFollow gestuurd. De vervoerder ontvangt de vrachtbrief dan automatisch in zijn of haar mail. In het ideale geval integreert men TransFollow in het Transport Management Systeem. De vervoerder plant de ritten in en wijst de digitale vrachtbrief dan zelf toe aan de chauffeur. Die ziet de vrachtbrief vervolgens verschijnen in zijn TransFollow Drive app in bijvoorbeeld zijn smartphone en/of in de boordcomputer. Betrokken ketenpartners – zoals verlader, vervoerder en ontvanger – ontvangen ondertussen automatisch een notificatiebericht in hun mail, of ontvangen de eCMR direct in hun bedrijfseigen systeem.”

In TransFollow Drive kunnen chauffeurs onder meer vervoersinformatie registreren, zoals aankomst- en vertrektijden. Ze kunnen de digitale vrachtbrief ook voorzien van opmerkingen, notities, foto’s en documenten. Paul: “Bij de bouwplaats of andere locatie kunnen ze de vrachtbrieven laten aftekenen middels ‘sign on glass’ via tablet of smartphone. Er is ook een optie om vrachtbrieven te laten aftekenen ‘zonder akkoord wederpartij’, als er niemand is om af te tekenen. Ook kan men vrachtbrieven aftekenen via QR code uitwisseling of middels tekenen op afstand. In de corona-tijd was dat wel handig, als men fysiek afstand wilde houden. Tegelijk kunnen chauffeurs altijd en overal de actuele status van de digitale vrachtbrieven inzien. Meerdere vrachtbrieven in één keer aftekenen of de vrachtbrief downloaden als pdf? Ook dat is mogelijk in de eCMR-app van TransFollow.”

Aftekenen met de QR-code.

Paul besluit met de opmerking dat het digitale systeem veel voordelen biedt: “Dankzij TransFollow zijn alle vrachtbrieven altijd en overal digitaal inzichtelijk. Aftekenen gaat eenvoudig en snel, óók als er niemand aanwezig is. Je hebt dan een digitaal bewijs dat er afgeleverd is. Tijd en plaats worden geregistreerd en iedereen in de keten is op te hoogte van de aflevering. De chauffeur kan dus altijd snel weer zijn weg vervolgen. En alle gegevens blijven zeven jaar bewaard”

Beurtvaart: een oud begrip

Beurtvaart was een vorm van scheepvaart, waarbij passagiers, vracht en vee volgens een dienstregeling langs een vast traject werden vervoerd. Het was het eerste openbaar vervoer in Nederland en het was eeuwenlang aan vergunningen en verordeningen van de steden gebonden. Het woord ‘beurt’ duidt in deze context op de geregelde volgorde waarin schippers moesten varen.

In 1880 verdween het beurtvaartmonopolie in Nederland. De beurtvaartschippers organiseerden zich en daardoor ontstonden belangenverenigingen. De verenigingen zochten naar mogelijkheden om de aansprakelijkheid algemeen geldend en acceptabel te regelen. In 1912 leidde dit tot de eerste Algemene Stoom- en Zeilbootcondities. En in 1918 werd het gestandaardiseerde beurtvaartadres geïntroduceerd.

Begin jaren ’20 van de vorige eeuw wordt een uitgever van beurtvaartadressen, de Algemene Goederenvervoer-, Assurantie- en Handelmaatschappij, in het leven geroepen. Die uitgever werd in 1927 de Maatschappij tot Instandhouding van het merk Beurtvaartadres: de start van de onderneming Beurtvaartadres. Hiermee kwam het auteursrecht én de juridische onderbouwing bij dezelfde partij te liggen. De aandelen werden verkocht aan twee beurtvaartbelangenverenigingen. In de jaren ’30 doet ook de vrachtwagen steeds meer zijn intrede, waarmee de mogelijkheden voor vervoersdocumenten toenamen. Nog steeds zijn de aandelen van Beurtvaartadres in handen van logistieke belangenorganisaties, waaronder evofenedex, Transport en Logistiek Nederland, Nederlandsch Binnenvaartbureau en Goederenvervoer Nederland.

Beurtvaartadres
www.beurtvaartadres.nl