Real time overzicht in onderhoudswerk

Artikel delen

Bij groot onderhoud en renovaties is eenduidig communiceren cruciaal. Maar iedere opdrachtgever – van woningcorporatie tot projectontwikkelaar – doet dit vaak op zijn eigen manier. Voor onderhoudsbedrijven is dat heel lastig om goed bij te houden. “Zou er niet 1 tool kunnen gemaakt worden waarin opdrachtgever en opdrachtnemers tegelijkertijd de procesvoortgang kan zien, inclusief afspraken en beoordelingen?” “Absoluut”, zei Cees Spaamer, en hij ontwikkelde de KBSapp.

Het ontstaan van KBSapp

Spaamer heeft jarenlange ervaring in de telecomsector, waar hij als strategisch programmamanager en productontwikkelaar successen heeft gekend. “In deze sector heb ik een vergelijkbare tool gemaakt, waarmee ik moeilijke vraagstukken in de business kon vertalen in losse elementen zodat men er mee aan de slag kon. Deze behoefte blijkt te bestaan in vele organisaties. Zo hebben woningcorporaties de wens om processen als PGS en RGS beter te regelen en de samenwerking met co-makers – de opdrachtnemers – goed te meten. Dit vraagt om een concrete en onafhankelijke toetsing op basis van real time en objectieve gegevens in plaats van eenmaal per jaar op basis van een goede relatie. Aan die behoefte is invulling gegeven in de KBSapp; Kwaliteit Borging Systeem”.

Toepassingsgebieden RGS/PGS, PO, GO, Aanbestedingen, UAV-GC

Binnen KBSapp zijn verschillende toepassingsgebieden beschikbaar, die in een real time overzicht terug te vinden zijn: RGS/PGS planmatig- en groot onderhoud, aanbestedingen en UAV-GC.
“Neem een woningcorporatie: in het RGS-model houdt deze nu nog alles vanaf stap 1 tot en met 7 zelf bij. Maar in de KBSapp is de corporatie verantwoordelijk voor stap 1, de startnotitie. Als die is goedgekeurd, dan gaat de co-maker die is geselecteerd voor het onderhoudswerk, aan de slag met stap 2 en verder. Deze houdt dagelijks de voortgang bij – inclusief financiële verantwoording – en de corporatie kan dat real time inzien en waar nodig accorderen, zodat de volgende stap kan worden gezet. En dan kan ook al een beoordelingscijfer worden gegeven.”
In de KBSapp kunnen alle onderhoudsprojecten en co-makers worden opgevoerd, en alleen de corporatie kan alle mutaties zien. De co-maker ziet alleen zijn eigen opdracht.

KBSapp resulteert in:
– Geen dubbele invoer van gegevens.
– In een paar stappen naar de juiste informatie.
– Direct inzichtelijk wie welke verantwoordelijkheden waar in het werk heeft.
– Verbinding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer via KBSapp door een veilige tussenlaag tussen systemen van opdrachtgever en opdrachtnemer.
– Geavanceerde autorisatieniveaus en uitgebreide data-analyse.

Koppeling met duurzaamheid

Een aantal woningcorporaties waaronder Woonzorg, Rochdale en GroenWest regelen via de KBSapp het onderhoudstraject. Voor GroenWest en haar ketenpartners is het inmiddels een projectbeheerssysteem, waarbij men meet en stuurt op vastgestelde prestatie indicatoren waaronder kosten, kwaliteit en klanttevredenheid.
Inmiddels is KBSapp ook beschikbaar voor andere bouwprojecten zoals daken, brandpreventie en installatie van cv-ketels. Ook is er een koppeling met duurzaamheid gemaakt door de bespaarde CO2 te meten en te laten zien.

Spaamer: “De projectleiders van de co-makers kunnen al hun informatie kwijt, zoals foto’s van de voortgang die voorheen in allerlei WhatsApp-groepen werden ‘gedumpt’. Het bijzondere is dat het nu de co-makers zijn die bij hun opdrachtgevers deze manier van samenwerken voorstellen omdat zij op deze manier veilig, eenvoudig, sneller en zonder fouten kunnen werken. Het scheelt hen veel tijd en geld”.

Security en compliance

KBSapp – een merknaam van Elicys BV en aangeboden vanuit de Universal cloud – is gebaseerd op de gebruiksvriendelijke en veilige SharePoint interface met meerdere niveaus van beveiliging zoals passwords, identificatiebeveiliging en autorisatie. “Het is goed te weten dat alle KBS data is versleuteld en dat de van ISO27001 gecertificeerde datacenters zich in Nederland bevinden. Documenten en processen worden op deze wijze digitaal en veilig bewaard met automatische back-ups. Een heel belangrijk voordeel is dat onze opdrachtgevers via de KBSapp straks heel eenvoudig voor jaren gegevens kunnen terughalen” besluit Spaamer.

Meer informatie:
www.kbsapp.nl

Gratis BouwTotaal Nieuwsbrief

Actualiteit, rubrieken met praktische informatie, inspiratie en meer: abonneer je gratis op de BouwTotaal nieuwsbrief!

Nieuwsbrief