Digitalisering op de bouwplaats met Admicom Bouw App

Tekst: Frank de Groot

Met de komst van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) in 2022, wordt registreren bij de ‘bron’ nog belangrijker. Materialen of constructies die later verstopt zitten achter beton en stenen moeten worden gefotografeerd, gefiatteerd (door de kwaliteitsborger) en gedocumenteerd voor het ‘as built’ dossier. De Bouw App van Admicom biedt daar nu al een laagdrempelige oplossing voor. De Bouw App is gemaakt voor vakmensen. Iedere vakvrouw of vakman draagt daarmee bij aan het verlagen van faalkosten en helpt om vertragingen te voorkomen. Daarmee worden faalkosten bespaard en worden onnodige frustraties voorkomen. Bram Theunisse, Manager Business Development bij Admicom: “Iedereen op een project of op de bouwplaats die een smartphone of tablet bij zich heeft, kan namelijk communiceren met de software in de back-office. Om het nog makkelijker te maken, hebben we specifiek afgestemde portalen voor projectleider, servicemedewerker of medewerker (vakman).”

ERP software

Het fundament voor het mobiele werken, wordt gevormd door de alles-in-één (ERP) software van Admicom, Vakware genaamd. Deze software wordt gebruikt door aannemers, schilders, stukadoors, installateurs en GWW-bedrijven. In dit softwarepakket zijn alle bedrijfsprocessen geïntegreerd, zoals calculaties, offertes, projecten, facturen en boekhouding. In Vakware kunnen ook materieelstukken, artikelen, relaties en planningen worden beheerd.
“Ook is het mogelijk om vanuit de software van Admicom gebruik te maken van aanvullende diensten van partners. Denk hierbij aan OCR of loon- en salarissoftware”, zegt Theunisse. “Op basis van de organisatiestructuur en de automatiseringsambitie van de klant stelt onze adviseur samen met de klant het perfecte pakket samen.”

Admicom Bouw App

Wat kan er allemaal met de Admicom Bouw App? Teveel om op te noemen. We zetten de best-sellers op een rij.

• Urenregistratie. Met het Mobiele Urenbriefje kunnen medewerkers op de bouwplaats of elders buiten kantoor gewerkte uren invoeren via een tablet. De uren worden rechtstreeks naar Vakware verstuurd, waar ze klaarstaan om gefiatteerd te worden. Na goedkeuring worden de uren direct in het systeem op het juiste werk geboekt.
• Uren fiatteren. Een projectleider krijgt in één oogopslag te zien op welke projecten er uren zijn ingediend en welke medewerkers deze uren hebben gemaakt. Via de medewerkersview kan hij de uren van de individuele medewerkers of van een ploeg goedkeuren. Afkeuren kan natuurlijk ook. De medewerker krijgt daarover een melding in zijn of haar eigen app.
• Digitale werkbon. Op kantoor wordt de werkbon klaargezet voor de vakman. De vakman heeft vanaf zijn tablet direct toegang tot alle werkbonnen en hij registreert in de app zijn gewerkte uren en gebruikte materialen. Bovendien kan hij deze gegevens aanvullen met foto’s van zijn werk en eventueel een handtekening van opdrachtgever. De gegevens zijn direct beschikbaar op kantoor, zodat er kan worden gefactureerd.
• Opleveren. Met de Oplever app worden opleverpunten direct opgeslagen. Op een eenvoudige manier kan een omschrijving van het opleverpunt en een foto worden toegevoegd, zodat een collega of onderaannemer weet wat er moet gebeuren. Voor ieder opleverpunt kan een taak aangemaakt worden en toegewezen aan een collega. Doordat in de app de status van de opleverpunten is te zien, is het duidelijk of de opdracht is afgehandeld.
• Opname. Het digitale opnameformulier. Tijdens een opname voor bijvoorbeeld groot onderhoud, verbouw of renovatie, worden veel gegevens verzameld. Op een opnameformulier moet het mogelijk zijn om opmerkingen, handtekeningen, foto’s en informatie over de ruimtes, kenmerken en bewonerskeuzes kwijt te kunnen. Met deze app kan ter plekke alle informatie worden genoteerd van het werk dat uitgevoerd gaat worden. Op kantoor vormen deze (automatisch doorgestuurde) gegevens de basis voor een calculatie.

Portalen

De Bouw App biedt keuze uit portalen. Met het Admicom Projectleiders-/uitvoerdersportaal kan de projectleider gewerkte uren van collega’s controleren, inkoopfacturen beoordelen, ontvangstbonnen uitschrijven, productiestanden vastleggen, meerwerk registreren en opleverpunten vastleggen.
In het Medewerkersportaal Basis kunnen medewerkers hun gewerkte uren boeken, het gebruikte materiaal vastleggen en verlof aanvragen. Ook kan elke medewerker zijn eigen persoonsgegevens inzien en alle certificaten en diploma’s direct tonen (KAM). Medewerkers hebben daarmee altijd de juiste personeelsdocumenten op zak.
Theunisse: “De bouwsector wordt met de Bouw App ook aantrekkelijker voor jongeren. Die zijn gewend aan een digitale wereld en het werken met apps.”

Communicatie met klanten en leveranciers

Als we verder kijken in de keten, praat de software van Admicom direct met de software van klanten en leveranciers. Theunisse: “Zo kan de opdrachtgever een opdracht in Vakware aanbieden en kan het bedrijf de actuele status direct terugkoppelen. Op die manier houdt het bedrijf een opdrachtgever op de hoogte van de voortgang en kan na afronding direct de digitale factuur sturen. Daardoor worden er minder fouten gemaakt en worden reparatieverzoeken sneller afgehandeld. Dit kan een tijdsbesparing opleveren van 20 minuten per onderhoudsverzoek.
Ook het plaatsen van elektronische orders of prijsaanvragen bij leveranciers gaat zonder extra handelingen. Bijkomend voordeel is dat actuele informatie over bijvoorbeeld de levertijd direct wordt overgenomen in het ERP-systeem.

BIM

Nieuwbouwers zijn vooral blij met de integratie van BIM (Building Information Model of Bouwwerk Informatie Model). Vanuit een aangeleverd BIM-model wordt de calculatie automatisch opgebouwd. Bovendien biedt Calculatie PRO een BIM-viewer waarmee men eenvoudig door de hele tekening kan navigeren. De komende jaren zal de toepassing van BIM naar verwachting flink toenemen. Het is zaak om als uitvoerend bedrijf binnen de bouwsector ook bij deze ontwikkeling aan te haken.