fbpx

Snel verdiend

Ondernemen
Artikel delen

Vaste onkostenvergoeding en de fiscus

In deze ‘Snel verdiend’ aandacht voor onkostenvergoedingen. Er zijn veel verschillende kosten waar de werkgever een vergoeding voor kan geven. We zetten de belangrijkste op een rij en geven toelichting op de vaste onkostenvergoeding.

Auto over een brug

Een auto van de zaak is aanleiding tot onkostenvergoeding voor onder meer parkeer- en tolgelden en autokosten tijdens vakanties en weekenden.

We kijken eerst naar de belangrijkste onkostenvergoedingen:

Auto van de zaak
Parkeergelden, brug-, tol- en veergelden, kosten van autowassen, routebeschrijvingen, stratenboeken en dergelijke, lidmaatschap van de ANWB, autokosten tijdens vakanties en weekenden, et cetera.

Overige kosten
Zakenlunches en -diners, koffie, thee en andere consumpties onderweg, lunchkosten onderweg, de zakelijke telefoongesprekken, eventuele portokosten die de werknemer thuis maakt met een relatie tot de dienstbetrekking, kosten van vakliteratuur, kosten van kantoorbenodigdheden, eventueel ontvangsten van relaties en collega’s thuis, bezoeken van recepties en dergelijke bijeenkomsten, bezoeken van relaties en collega’s thuis, het bijwonen van evenementen georganiseerd door relaties, het aanbieden van drankjes, versnaperingen en dergelijke aan relaties buiten kantoor, relatiegeschenken, cadeaus en dergelijke aan collega’s bij jubileum, huwelijk, geboorte, kaartjes bij overlijden, et cetera.

De werkgever kan ervoor kiezen om deze kosten op declaratiebasis te vergoeden. Dat is veel werk en daarom wordt er nog wel eens voor gekozen om voor dit soort uitgaven een vaste vergoeding te geven. Het is van belang dat deze vast vergoeding goed wordt onderbouwd om te voorkomen dat er een (soms forse) naheffing van de Belastingdienst komt. Een andere mogelijkheid is de vaste onbelaste onkostenvergoeding deel te laten uitmaken van de Werkkostenregeling (Wkr).

Wat is de werkkostenregeling?

Voorbeeld van onkosten onderweg voor zakenlunches en -diners. Foto: K8, Unsplash.

De Wkr heeft als basisregel dat de werkgever sinds 2022 tot een bedrag van 1,7% van de eerste € 400.000,- van de loonsom van alle medewerkers samen onbelast mag vergoeden of verstrekken. Dit wordt ook wel het ‘werkkostenforfait’ genoemd. Dit betekent dat de werkgever € 6.800,- onbelast beschikbaar kan stellen. Voor het bedrag boven € 400.000,- geldt een percentage van 1,18%. Bij vergoeding van de onkosten buiten het werkkostenforfait moet de werkgever een eindheffing van 80% afdragen.

Hoe werkt een vaste onkostenvergoeding?

Werken met een vaste onkostenvergoeding betekent nog niet dat de werkgever zomaar een willekeurige onkostenvergoeding met de werknemer kan afspreken. De werkgever moet zeer nauwkeurig zijn bij het inschatten van de gemaakte kosten. Anders loopt de werkgever het gevaar een forse naheffing van de Belastingdienst te ontvangen. Om dat te voorkomen is het van belang dat de werkgever een onkostenspecificatie opstelt en daarbij de volgende zaken meeneemt:

  • Maak duidelijke kostensoorten en geef aan welk deel van de vergoeding bij welke kostensoort hoort.
  • De vergoeding moet in verhouding staan tot de kosten die redelijkerwijs te verwachten zijn bij het uitoefenen van een bepaalde functie.
  • De werknemer mag de kosten die onderdeel zijn van de vaste onkostenvergoeding daarna niet nogmaals declareren.

Welke onkosten komen voor vaste vergoeding in aanmerking?

Een werknemer kan veel verschillende onkosten maken voor zijn werk. De meest voorkomende onkosten die onderdeel uit maken van een vaste onkostenvergoeding, zijn:

  • Een vaste onkostenvergoeding om de reiskosten te compenseren, mits de werknemer aan drie voorwaarden voldoet: er is sprake van een vaste arbeidsplaats, de totale reisafstand (heen en terug) is niet meer dan 150 kilometer per dag en de werknemer reist een minimum van 128 dagen (40%) in een kalenderjaar. Zodra een werknemer het aantal dagen of kilometers overschrijdt, geldt een vaste kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer. Vrije dagen, ziekteverzuim en thuiswerken zijn opgenomen in de 40%-regel, hier hoeft u dus niet apart rekening mee te houden.
  • Studiekosten die ten goede komen aan de vakkennis of die nodig worden geacht voor de toekomst. De overige kosten die een werknemer maakt, zoals het verbouwen tot en het inrichten van een studeerruimte, zijn voor eigen rekening.
  • Vanaf 1 januari 2022 is er een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2,- per dag. Het doel is om de extra kosten te compenseren die thuiswerkende werknemers hebben. Zoals voor gas, water en licht. Voor het inrichten van een thuiswerkplek mag een werkgever al een onbelaste vergoeding geven
  • Het inrichten van een thuiswerkplek. U mag deze kosten vergoeden als de thuiswerkplek voldoet aan het zelfstandigheidscriterium en als de werkruimte een zelfstandig onderdeel van de woning is. Voor het zelfstandigheidscriterium klik hier.

Hoe onderzoekt belastingdienst vaste onkostenvergoeding?

De Belastingdienst kan de werkgever vragen om een nadere onderbouwing van de uitgekeerde vergoeding. Dit kan met een onkostenonderzoek en hiervoor kan de werkgever als volgt te werk gaan:

  • Een aantal werknemers houdt twee à drie maanden zeer nauwkeurig de gemaakte kosten per kostensoort bij.
  • De deelnemers moeten vergelijkbare functies binnen de organisatie uitoefenen. Een medewerker van de buitendienst zal namelijk andere onkosten maken dan een commercieel binnendienstmedewerker. Bijvoorbeeld vergelijkbare functies zijn die van de buitendienstmedewerkers die allen een ongeveer gelijk rayon hebben.
  • In het onderzoek moet duidelijk worden gemaakt of het gaat om een daggeld- of een maandgeldvergoeding.
  • Let op dat de kosten die werknemers separaat declareren, niet in het onderzoek worden meegenomen.

Om er zeker van te zijn dat alles de toets der kritiek van de belastingdienst kan doorstaan is het verstandig om de onderzoeksmethode en de hoogte van de vergoedingen vooraf te laten toetsen door de Belastingdienst.

Homogene groep van medewerkers

Een vaste onkostenvergoeding hoeft niet altijd per werknemer apart te worden opgesteld. Het kan zijn dat er binnen een organisatie sprake is van een ‘homogene groep’ werknemers die wat te maken onkosten betreft vergelijkbaar zijn. Denk aan leden van de directie of accountmanagers. Bij een vaste onkostenvergoeding voor een homogene groep moet worden uitgegaan van de gemiddeld te maken kosten. Het kan dus zijn dat in de praktijk een werknemer minder kosten maakt dan hij aan vergoeding ontvangt. De werkgever hoeft de vaste onkostenvergoeding pas aan te passen als de desbetreffende werknemer redelijkerwijs niet meer tot de homogene groep behoort.

Vaste bedragen in een Cao

Een groot deel van de beroepsbevolking valt onder een collectieve arbeidsovereenkomst (Cao). Hierin zijn naast primaire zaken zoals loon, vaak ook secundaire arbeidsvoorwaarden opgenomen. Denk hierbij aan een reisonkostenvergoeding of werkkleding. Werkgevers kunnen de voorwaarden die in de Cao staan prima gebruiken bij het opstellen van de vaste onkostenvergoeding. Let er echter wel op dat de Cao niet altijd overeenkomt met de fiscale wetgeving. Een verwijzing naar de Cao is dus niet altijd voldoende als de Belastingdienst een controle uitvoert.

Onkosten in de werkkostenregeling

Een vaste onbelaste onkostenvergoeding blijft onder de Wkr mogelijk. Deze moet dan wel bestaan uit onkosten die vallen onder een gerichte vrijstelling of onkosten die als intermediaire kosten zijn aan te merken. Gerichte vrijstellingen zijn geen belast loon voor uw werknemer en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Gerichte vrijstellingen moet u daarvoor wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon.

Intermediaire onkosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer en de werkgever kan deze onbelast vergoeden. Zorg dat u dit van tevoren onderzoekt. U loopt anders het risico dat bij controle de Belastingdienst de hele onkostenvergoeding belast.

BouwTotaal